KINNITATUD
Direktori käskkirjaga
Nr 1-2/3 03.10.2022
Roosi Kooli asjaajamiskord
ASJAAJAMISE ÜLDALUSED
Roosi Kooli (edaspidi kool) asjaajamise kord kehtestab kooli asjaajamise korraldamise. Korra koostamise aluseks on:
- Arhiiviseadus,
- Arhiivieeskiri,
- Avaliku teabe seadus,
- Avaldustele vastamise seadus,
- Vabariigi Valitsuse 02.07.1996 a määrus nr 108 ²Valitsusasutuste asjaajamise kord²,
- Vabariigi Valitsuse 26.02.2001 a määrus nr 80 ²Asjaajamiskorra ühtsed alused²,
- Isikuandmete kaitse seadus,
- Standard EVS 644:1993 Kirjutuspaber. Formaadid
- Roosi Kooli põhimäärus
Kooli ametlik postiaadress on: Lina 13 PÕLVA 63308;
telefon on 799 3315; veebilehe aadress on www.roosikool.ee.
Kooli sideandmed on avalikustatud veebilehel, sideandmete muutumised avalikustatakse veebilehel vähemalt 10 tööpäeva enne andmete muutumist ja ametliku elektronposti aadressi muutumisel tagatakse vana aadressi kasutamine vähemalt 6 kuud pärast aadressi muutmist.
Kooli asjaajamise korraldamise eest vastutab direktor. Kooli asjaajamist korraldab ja koordineerib direktor või asjaajamise eest vastuatav töötaja. Kooli asjaajamise kord on kohustuslik kõigile töötajatele. Uue töötaja töölevõtmisel tutvustab asjaajamiskorda allkirja vastu kooli direktor.
Kooli asjaajamiskorras määratakse kindlaks:
1. Kooli asjaajamisperiood
Kooli asjaajamisperioodiks on õppeaasta, mis algab 01. septembril ja lõpeb 31.augustil. Kindla ülesandega töörühmade asjaajamisperioodiks on kogu nende tegevusperiood.
2. Kooli dokumendiringluse kord ja skeemid
Kooli dokumendiringluse kord ja skeemid kinnitatakse kooli juhataja käskkirjaga, kus määratakse kindlaks dokumentide liikumine alates nende loomisest või saamisest kuni nende väljasaatmiseni, hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi.
Kooli tegevuse käigus tekivad järgmised dokumendiliigid:
- akt,
- ametikiri (initsiatiiv- ja vastuskiri, volikiri, garantiikir, arhiivipäring koos vastuskirjaga, märgukiri, kaaskiri, tõend, infokiri, esildis, teabenõue);
- aruanne,
- korraldus.
- käskkiri,
- leping,
- otsus,
- protokoll.
Loetletud dokumendiliikidest moodustatakse erinevaid sarju, mis on ära toodud dokumentide loetelus.
Akt(vt lisa)
Akt on dokument, mis koostatakse komisjoni või selleks volitataud isiku(te) poolt välja selgitatud faktide, seisukorra või toimingu fikseerimiseks.
Akt vormistamiseks üldplangile vähemalt kahes eksemplaris.
Ametikiri (vt lisa)
Ametikiri on dokument , mida kasutatakse informatsiooni edastamiseks kirjasaatjate vahel.
Ametikiri vormistatakse vähemalt kahes eksemplaris, millest originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis valgele paberilehele. Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalkirjaga.
Koolis luuakse või saadakse järgmised ametikijad:
Initsiatiiv- ja vastuskiri (vt lisa)
Uus järjekorranumber antakse ainult saabunud algatuskirja või väljasaadetava algatuskirja registreerimisel. Korduvalt saadud/saadetud kirjad registreeritakse esmase dokumendiregistri indeksi all, millele võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri, st märgitakse mitmes kiri antud numbri all registreeritakse.
Näide: 1-7-3.1/03-13-1
Arhiiviteatis, ärakiri, väljavõte (vt lisa)
Arhiiviteatist, ärakirja või väljavõtet taotletakse päringu esitaja poolt kirjaliku avalduse alusel. Avalduses märgitakse järgmised andmed:
- päringu esitaja ees- ja perekonnanimi ning kontaktandmed,
- taotletav arhivaal või faktilised asjaolud, mille kohta isik teavet taotleb.
Saabunud avaldused ja väljastatavad teatised registreeritakse ja võetakse tähtajalise kontrolli alla dokumendiregistris. Arhivaali ärakiri ja/või väljavõte valmistatakse kopeerimise teel või vormistatakse dokumendiplangile. Dokumendiplangile vormistatud arhivaali ärakirja või väljavõtte kohustuslikud koostisosad vt Arhiivieeskiri p 184.
Kopeerimise teel valmistatud ärakirjale või väljavõttele lisatalse kaaskiri, juhul kui ärakiri või väljavõte ei ole lisatud arhiiviteatisele.
Garantiikiri (vt lisa)
Garantiikirjana koostatakse materiaalseid lubadusi sisaldavaid kirju.
Märgukiri
Märgukiri on kirjalik informatsiooni või ettepaneku edastamise probleemiasetus,-esitus või käsitlus, mis on suunatud ühele adressaadile või kindlale adressaatide grupile. Koolis võivad märgukirja koostada kõik töötajad, kellel on kirjadele allakirjutamise õigus.
Teabenõue
Teabenõue on teabenõudja poolt Avaliku teabe seaduses sätestatud korras koolile esitatud taotlus teabe saamamiseks.
Teabenõudega ei ole tegemist, kui:
- sõnumi sisust selgub, et ei soovita olemasolevat dokumenteeritud teavet, vaid lahendust mõnele probleemile;
- esitatakse ettepanekuid või kaebusi;
- saabunud nõude täitmine nõuab olemasoleva teabe analüüsimist ja selle alusel vastuse koostamist;
- taotletakse uue teabe dokumenteerimist või mõne muu toimingu sooritamist, mis ei ole seotud üksnes teabe väljastamisega.
Nimetatud juhtudel toimitakse vastavalt juhendile “Teabe vahendamine vastusena päringule”, millega koolis on reguleeritud uurijateenindus, päringutele vastamine ja arhiiviteatiste väljastamine.
Teabenõudele tuleb vastata viivitamatult, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul alates teabe-nõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Vajadusel võib andmeid täpsustada 5 tööpäeva jooksul või teatada teabenõude täitmise pikandamisest kuni 15 tööpäevani.
Teabenõude nõuetekohase täitmise eest vastutab juhataja, kellele teabenõue on täitmiseks antud või kellele see on esitatud.
Teabenõudele võib vastata:
- suuliselt;
- dokumendiregistri juurde juhatamisega;
- paberil;
- (elektron) posti teel;
- avalikustatud teabe juurde juhatamisega;
- võimalusega tutvuda teabega kohapeal;
- pädeva teabevaldajani juhatamisega.
Teabenõude saanud töötaja otsustab, kuidas teabenõude esitanu teabeni juhatada, eelistades seejuures võimaluse korral teabenõudja poolt soovitud viisi.
Teabenõude täitjal või vastuvõtjal on õigus:
- nõuda kirjaliku teabenõude esitamist, kui teabenõudja pole rahul suuliselt antud teabega;
- nõuda teabenõudja isiku tõendamist, kui teave sisaldab teabenõudja või kolmanda isiku delikaatseis ja eraelulisi andmeid;
- nõuda eesmärgi teatamist ametiisikult, kes tööülesandeid täites nõuab kolmandate isikute eraelulisi isikuandmeid.
Teabenõude täitmisest keeldutakse, kui:
- kehtivad juurdepääsupiirangud ja teabenõudja ei oma juurdepääsu õigust;
- kool ei valda teavet ja pole võimalik kindlaks teha, kes valdab või ei selgu, millist teavet nõutakse;
- teave on teabenõudjale juba antud;
- teabe andmine on ajamahukas, nõuab liialt suuri kulutusi või takistab ajaliselt põhitööd;
- teavet ei saa anda ühekordse vastamisega;
- teabenõudja sideandmed puuduvad;
- selleks puuduvad tehnilised võimalused ja seda ei võimalda teabekandja tüüp.
Teabenõude täitmisest keeldumisest teatatakse teabenõudjale 5 tööpäeva jooksul. Teabenõue, selle täitmine ja sellest keeldumine registreeritakse dokumendiregistris selle saamise päeval või hiljemalt järgneval tööpäeval.
Teabenõuet ei registreerita, kui see edastatakse suuliselt ja täidetakse viivituseta.
Tõend (õiend)
On dokument, mis koostatakse kinnitamaks millegi tõesust, tõele vastavust või mingi sündmuse või toimingu toimumist.
Tõendid registreeritakse vastava funktsiooni (personal, rmtp jne) kirjavahetuse all.
Volikiri (vt lisa)
Volikiri on juhataja või tema ülesannetes oleva töötaja poolt esindajale kirjalikus vormis antud volitus, millega volitaja annab volitatavale nõusoleku mingiks tegevuseks.
Volikirja tekstis märgitakse kohustuslikult:
- esindaja ees- ja perekonnanimi,
- isikukood,
- ametikoht,
- volituse sisu,
- kehtivusaeg.
Volikirja kehtivuse tähtaeg kirjutatakse sõnadega. Volitus kehtib selle andmisest alates, kui esindatav ei ole määranud teisti.
Volituse lõppemise alused:
- volitatav on sooritanud tehingu või lahendanud probleemi, milleks teda volitati;
- volituse tähtaeg on möödunud;
- volitaja tühistab volituse;
- volitatav loobub voltusest.
Korraldus (vt lisa)
Korraldus on nõue või käsk, is antakse alluvatele suuliselt või kirjalikult igapäevase töö korraldamiseks ja üksikjuhtumite lahendamiseks. Korraldus on piiratud kehtivusajaga. Kirjalik korraldus koosneb ühest osast - korraldusest. Tekst vormistatakse ainsuse esimeses isikus ja käskivas vormis üldplangile.
Käskkiri (vt lisa)
Käskkiri on korraldav dokument, mida kooskõlas kõrgemalseisvate organite normatiivaktidega oma pädevuse piires annab välja kooli juhataja või tema ülesannetes olev töötaja, et lahendada kooli tegevuse sisemist reglementeerimist nõudvaid küsimusi. Käskkiri hakkab kehtima momendist, kui see on väljaandja poolt allkirjastatud ning sellel on registreerimisnumber ja kuupäev (kui käskkirja tekstis ei ole näidatud teist tähtaega). Käskkirja täitmist jälgib koostaja või käskkirjas näidatud isik.
Käskkirjasaab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisiku (või kõrgemalseisva ametiisiku) uue käskkirjaga. Selline märge tehakse uue käskkirja viimses punktis, kus näidatakse kehtetuks tunnistatava käskkirja:
- väljaandja,
- kuupäev ja number,
- pealkiri.
Näide: Tunnistan kehtetuks juhataja 20.septembri 2006 a käskkirja nr 5 “Kooli asjaajamiskorra kehtestamine”
Leping
Leping on tehing kahe või enama isiku (lepingupooled) vahel, millega lepingupool kohustab või lepingupooled kohustavad midagi tegema või tegemata jätma.
Tsiviilõigusliku lepinguga kinnitatakse asutuses vähemalt kõik need majandustehingud, mille maksumus ületab 50 000 krooni (koos käibemaksuga). Lepingute sõlmimise algatamise õigus on juhatajal. Tavaliselt koostab lepinguteksti hankija. Lepingu saabumisel asutusse vaatab selle üle juhataja, kes vajadusele viib sisse parandused. Leping vormistatakse vähemalt kahes eksemplaris A4 formaadis valgele paberile. Pärast allkirjastamist registreeritakse leping ja paigutatakse vastavasse toimikusse. Kui lepingu iseloom (tööde maksegraafikujärgne finantseerimine) tingib töödeüleandmise-vastuvõtmise akti koostamise, siis vormistatakse see vähemalt kolmes eksemplaris, millest üks eksemplar jääb hankijale, üks eksemplar säilitatakse koos lepingu originaaliga lepingute toimikus ja üks eksemplar läheb koos arvega raamatupidamisele. Aktile kirjutab alla tööde vastuvõtja.
Töö- ja tööettevõtulepingukoostab juhataja kahes eksemplaris, millest üks jääb kooli ja teine töövõtjale. Lepingust tehakse koopia raamatupidamisele.
Protokoll (vt lisa)
Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus (t)e fikseerimiseks. Protokollis näidatakse ära:
- koosoleku toimumise kellaaeg ja koht,
- osalejad, vajaduse korral ka puudujad,
- päevakord,
- sõnavõtud,
- vastu võetud otsused.
Protokoll vormistatakse kolme tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist ühes eksemplaris.
Koolis vormistatakse dokumendid arvutil püstkirjas.Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti isaseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse reavahega ja taand-ridu ei kasutata. Mitmelehelised dokumendid nummerdatakse alates teisest lehest ülal keskel, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu.
Näide:5(20)
Dokumentide vormielemendid
Dokumentide vormistamisel kasutatakse järgmisi võimalikke vormielemente:
- kooli logo;
- dokumendi väljaandja - kooli nimetus:
- asutuse registrinumber;
- dokumendiliigi nimetus;
- kuupäev;
- dokumendiregistri indeks (tähis);
- viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja indeksile;
- väljaandmise koht;
- dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks «KIIRE», «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS» või «AK»);
- adressaat;
- kinnitusmärge;
- pealkiri;
- pöördumine;
- tekst;
- tervitusvormel;
- allkiri;
- märkus lisade kohta;
- lisaadressaadid (jaotuskava);
- kooskõlastusmärge;
- pitser (ainult paberkandjal dokumentidel);
- märge dokumendi ettevalmistusastme, originaalsuse või terviklikkuse kohta (EELNÕU, ÄRAKIRI, KOOPIA, VÄLJAVÕTE);
- ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral;
- koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed;
- kontaktandmed.
Igal dokumendiliigil on kindel vormistuselementide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest ning iga dokumendiliigi lisaelementidest.Kõigil paberkandjale vormistatavate dokumentide kohustuslikud vormistuselemendid on:
- dokumendi väljaandja - kooli nimi või nimetus;
- dokumendiliigi nimetus (välja arvatud ametikirjal);
- kuupäev;
- tekst;
- allkiri või allkirjad.
Digitaaldokumendi kohustuslikuks vormistuselementideks on lisaks eelloetletud vormielementidele vormingu tüüp.
Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad.
Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, elektronposti aadress ja telefoninumber. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult elektronposti aadress ja telefoninumber.
Dokumendi adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist.
Kui dokumendil on palju adressaate, võib adressaadid üldistada. Üldistamine on lubatud juhul, kui dokument on suunatud üheliigilistele asutustele, ametnike või töötajate grupile.
Dokumendi adressaatide hulgas näidatakse võimalusel dokumendi põhiadressaat ja lisaadressaadid.
Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike.
Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.
Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile.
Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:
- dokumendi liigist;
- sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast;
- nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;
- võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.
Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus.
Dokumendid kantakse dokumendiregistrisse.
Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt.
Dokumentide leidmise hõlbustamiseks on veebilehel sisujuht ning kasutusjuhend.
Dokumendiregistris registreerimisele kuuluvad kõik loodud ja saadud dokumendid.
3. Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord
Kasutusel on järgmised A4 (210x297mm) formaadis dokumendiplangid:
- Üldplank - käskkirjade, tegevuslubade, tõendite, õiendite, koosolekute ja nõupidamiste protokollide ning üleandmis-vastuvõtmisaktide vormistamiske;
- Kirjaplank - ametikirjade vormistamiseks.
Plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale dokumendi väljaandja nimetus eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte tähestikulises järjekorras.
Üld- ja kirjaplankide valmistamiseks kasutatakse võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaalikoopiast eristamise kergendamiseks spetsiaalset arhiivipüsivat paberit.
Ametisisesel suhtlemisel kasutatakse arvutil või koopiamasinal valmistatud dokumendiplanke. Dokumendiplanke hoitakse juhataja poolt määratud, kõrvalistele isikutele kättesaamatus kohas.
Rikutud dokumendiplangid hävitatakse purustamise teel. Plankide hoidmist ja kasutamist kontrollib juhataja või asjaajamise eest vastutav töötaja.
Dokumendiplankide veerised ehk kirjavabad ääred on järgmised:
ülemine veeris 8 mm, alumine veeris 9 mm, vasak veeris 30 mm, parem veeris 12 mm.
4. Registreeritavad dokumendiliigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem
Koolis registreeritavad dokumendiliigid on järgmised:
- käskkiri
- korraldus
- protokoll
- akt
- ametikiri
- avaldus,
- teabenõue.
Dokument registreeritakse saabumise või allakirjutamise päeval. Saabunud dokumendi esimese lehe vabale pinnale vormistatakse vastava templiga saabumismärge, mis sisaldab kooli nimetust ja saabumise kuupäeva ning registriindeksit. Käsiposti, faksi,arvutiposti ja ametipostiga saabunud dokumendid registreeritakse üldistel alustel. Igal nimetatud viisil saabunud posti registreerimise eest vastutab töötaja, kelle kätte dokument vahetult saabus.
Dokument on registreeritud, kui talle on antud indeks ja tema kohta on registrisse kantud identifit-seerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.
Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks.
Dokumentide tähistuste (indeksite) süsteemi kinnitab kooli juhataja käskkirjaga.
5. Dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu
Enne andmete dokumendiregistrisse kandmist kontrollitakse registreerimise pädevust omava töötaja poolt dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. Dokumendi mittevastavuse korral teatatakse sellest dokumendi saatjale või koostajale.
Koolis on kasutusel dokumentide haldamise registrid, mis hõlmavd kogu dokumendi elutsüklit ja on mõeldud nii elektroonilise kui ka paberdokumentide haldamiseks.
Dokumendiregistrisse kantakse saabunud ja väljastatud dokumentide kohta järgmised andmed:
- kellelt on saabunud või kellele väljastatud;
- saabumise või väljastamise kuupäev;
- mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti üle isiklikult);
- dokumendi rekvisiidid;
- dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms);
- dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud.
Saabunud ja lahendamist või vastamist vajavate dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse ka avaliku teabe seadusest tulenev lahendamise või vastamise tähtaeg, vastuse koostamise või lahendamise korraldamise eest vastutava töötaja nimi, kes vastuse koostab.
6. Dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord
Dokumendiregistrisse kantud dokument antakse läbivaatamiseks kooli juhajale dokumendi saabumise päeval.
Juhataja otsus dokumendi lahendamise kohta kajastub resolutsioonis, mis kirjutatakse esimese lehe vabale pinnale, näidates ära: täitja nimi või nimed, lahendamise käik, täitmistähtaeg, korralduse andja allkiri ja kuupäev. Kui resolutsioonis märgitakse mitu täitjat, edastatakse dokumendi originaal koos selle juurde kuuluvate materjalidega lahendamiseks resolutsioonis esimesena märgitud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist. Teistele täitjatele edastatakse dokumendi koopiad. Dokumendi sisulise ja tähtaegse lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud töötaja.
Tähtaegset täitmist nõudvad dokumendid edastatakse allkirja vastu.
Dokumendi edastamisel ühelt täitjalt teisele tehakse vastav märge dokumendiregistrisse.
7. Koolisisene dokumentide kooskõlastamise kord
Koolis viseeritakse järgmisi dokumente:
- käskkirjad viseerib ja esitab all kirjutamiseks koostaja;
- eeskirjad, juhandid, eelnõu viseeritakse koostajate poolt ja esitatakse kinnitamiseks;
- rahaliste kohustustega lepingud kooskõlastatakse pea- või vanemraamatupidajaga;
- ametikirjad viseerib vajadusel koostaja vahetu ülemus, seejärel esitatakse dokument allakirjutamiseks.
Dokumendi koolisisene kooskõlastamine toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole.
Juhataja või tema ülesannetes olev töötaja kooskõlastab dokumendi viie tööpäeva jooksul.
Dokument tagastatakse koostaja kooskõlastusmärkega või ilma.
8. Koolisisene dokumentide teatavakstegemise kord
Koolisisene dokumendi teatavaks tegemise viis sõltub dokumendi (ametijuhend, sisekorra-eeskiri, asjaajamiskord) sisust ja koopiate hulgast.
Personalikäskkirjast, mis puudutab töötaja ametisse nimetamist, töötingimuste muutmist, distsipli-naarkaristust, koondamist või töösuhte lõpetamist, tehakse käskkirjas nimetatud isikule koopia, võttes eelnevalt originaalile töötaja viisa.
Koolisiseseks kasutamiseks tunnistatud teabe, välja arvatud eraelulisi isikuandmeid sisaldava teabe, väljastamise otsustab juhataja.
Vastavalt ²Isikuandmete kaitse seadusele²ja ²Avaliku teabe seadusele²on koolisiseseks kasuta-miseks mõeldud järgmised delikaatsed ja eraelulisi isikuandmeid sisaldavad dokumendisarjad:
- personali isiklikud dokumendid,
- majanduslike huvide deklaratsioonid,
- töövõimetuslehed,
- käskkirjad,
- töölepingud.
9. Dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord
Kooli üld- ja kirjaplangile vormistatud dokumendile kirjutab alla juhataja või tema ülesannetes olev töötaja.
Käskkiri ja korraldus kirjutatakse alla ühes eksemplaris. Erandiks on ergutuse käskkiri, mis kirjutatakse alla kahes eksemplaris.
Käskkirja lisa(de)le kirjutab alla dokumendi kinnitamiseks esitanud või dokumendi sisu eest vastutav töötaja.
Protokoll kirjutatakse alla ühes eksemplaris koosoleku juhataja ja protokollija poolt, näidates ära, kes on saanud dokumendist koopia või väljavõtte.
Leping ja akt kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides igal lehel ning nende arv ja jaotus näidatakse ära dokumendi tekstis.
Initsiatiiv- ja vastuskiri, volikiri, märgukiri, tõend, infokiri, esildis ja teabenõue kirjutatakse alla kahes eksemplaris (originaal ja kooli jääv koopia).
Garantiikiri kirjutatakse alla kahes eksemplaris (originaal ja kooli jääv koopia) juhataja või tema ülesannetes oleva töötaja poolt.
Dokument, mis vajab juriidilise jõu omandamiseks kinnitamist, kinnitatakse juhataja või tema ülesannetes oleva töötaja poolt.
Juhataja käskkirjaga kinnitatakse:
- kooli korraldavad dokumendid;
- kooli põhimäärused;
- kooli tööplaanid, aruanded;
- kooli raamatupidamise tööd korraldavad juhandid, korrad, kulunormid, eelarve jaotused;
- arhiivijärelevalve läbiviimise juhendid, ajakavad;
- personali koolituskava, ametijuhendid, atesteerimisnõuded;
- teistest õigusaktidest tulenevad dokumendid.
Juhataja või tema ülesannetes oleva töötaja allkirjaga kinnitatakse kuluarauanded, mahakandmis-aktid, asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktid.
10. Dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord
Teabe avalikustamise eest kooli vastutab juhataja, kes kogub avalikustamisele kuuluva teabe vastavalt Avaliku teabe seaduse sätestatud korras.Kool avalikustab avalikustamisele kuuluva teabe oma veebileheküljel.
Dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviidale või digitaaldokumendile.
Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul sisaldab dokumendiregister andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta.
Digitaalselt peetavale dokumendiregistrile on juurdepääs võimalik veebilehe kaudu.
Kõik avalikuks kasutuseks olevad dokumendid on terviktekstina veebilehelt kättesaadavad.
Juhataja võib kehtestada teabele juurdepääsupiirangu, tunnistades teabe koolisiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.
Juhataja tunnistab juurdepääsupiirangu kehtetuks, kui selle kehtestamise põhjus on kadunud.
Juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamise kohta tehakse dokumendile märge.
11.Vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord
Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul. Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita, siis teavitatakse sellest teabenõudjat viie tööpäeva jooksul teabenõude täpsustamiseks. Teabenõude menetluse tähtaegu arvestatakse alates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast.
Kui on vaja teabenõuet täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teata-takse teabenõudjale viie tööpäeva jooksul.
Teabenõue loetakse täidetuks, kui:
- teave on teabenõudjale edastatud;
- teabenõue on edastatud vastavalt kuuluvusele ja sellest on teabenõudjale teatatud;
- teabenõudjale on selgitatud võimalust tutvuda avalikustatud teabega.
Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli teostab kooli juhataja.
12. Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord
Dokumentide süstematiseerimise aluseks koolis on dokumentide loetelu. Kooli dokumentide loetelu koostatakse asjaajamise eest vastutava töötaja poolt tähtajatult.
Dokumentide loetelus märgitakse vähemalt:
- kooli nimi,
- funktsiooni nimetus ja tähis,
- sarja nimetus ja tähis,
- säilitustähtaeg,
- juurdepääsupiirang.
Dokumentide loetelus rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa põhimõttel abifunktsioonid (ülesanded) eespool põhitegevust:
- koolitöö korraldamine, juhtimine;
- hariduse korraldamine;
- järelvalve teostamine;
- kooli klassiväline tegevus;
- majandustegevuse korraldamine;
- personalitöö korraldamine;
- tervishoiu ja tööohutuse korraldamine;
- suhtekorraldus.
Dokumndisarjade pealkirjad sõnastatakse lühidalt, selgesti mõistetavalt ning erialaterminoloogiast lähtuvalt. Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga dokumendid. Dokumentide loetelu muudetakse üldjuhul vaid siis, kui:
- muutuvad kooli ülesanded ja selle tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad,
- muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg.
Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides sätestatud tähtaegadest, tegelikest vajadustest, dokumentide unikaalsusest, kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest.
Säilitustähtsjsd määratakse kindlaks kas aastates (näiteks 1 aastat, 3 aastat, 5 aastat, 7 aastat, 50 aastat), alatiselt või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega (näiteks 10 aastat pärast lepingu lõppemisest).
Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise, saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast.
Dokumentide loetelu või selle muutmise kavand esitatakse arvamuse avaldamiseks Valga Maa-arhiivile. Dokumentide loetelu kinnitatakse juhataja käskkirjaga.
Toimikute, mis on lõpetatud ja kuhu enam dokumente ei lisata, olemi kindlakstegemiseks ning juurdepääsu tagamiseks koostatakse arhivaalide loetelu vastavalt arhiivieeskirja lisas 2 esitatud vormile. Arhivaalide loetelu peetakse koolis paberalusel.
Arhivaalide loetelu aluseks võetakse juhataja käskkirjaga kinnitatud kooli dokumentide loetelus kajastav liigitusskeem. Arhivaalide loetellu kantakse toimikud, mis on loodud alates 1999 aastast.
Arhivaalide loetelus märgitakse järgmised andmed:
- kooli nimi,
- funktsiooni nimetus ja tähis,
- sarja nimetus ja tähis,
- säilitustähtaeg,
- toimiku või muu üksuse järjekorranumber ja pealkiri,
- toimikute või muude üksuste hulk,
- arhivaalide piirdaatumid, so esimese ja viimase arhivaali kuupäev.
Täiendused arhivaalide loetellu viiakse sisse kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu.
Koolis hoitakse arhivaale olemi kindlakstegemiseks ja juurdepääsu tagamiseks vastavuses arhivaalide loeteluga kuni nende hävitamiseni või alalisele säilitamisele üleandmiseni.
Alla 10-aastase säilitustähtajaga arhivaale hoitakse vastavalt võimalusele, kas tööruumides või selleks määratud ruumides, välistades kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele, kuni nende hävitamiseks eraldamiseni. Arhivaale võib hoida registraatorites ja kiirköitjates. Juurdepääsu neile tagab juhataja poolt määratud töötaja.
Üle 10-aastase säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse asjaajamise eest vastutava töötaja poolt kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppemist arhivaalide säilitamiseks kohandatud ruumi. Enne asutuse arhiivi üleandmist valmistatakse pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumente sisaldavad toimikud säilitamiseks ette järgmiselt:
- toimikutest eemaldatakse liigsed koopiad, mustandid jms;
- eemaldatakse dokumentidelt metallklambrid;
- dokumendid süstematiseeritakse kronoloogilise või muu loogilise tunnuse alusel.
Kui toimikus on ühest dokumendist nii faksi või elektronpostiga (väljatrükk) tulnud eksemplar kui ka originaaldokument, säilitatakse mõlemad juhul, kui eelpool nimetatud dokumenti on asutud lahendama enne originaali saabumist. Kui toimikust ei selgu, et faksi või elektronpostiga saabunud dokumenti on enne originaali saabumist menetletud, säilitatakse ainult originaal.
Kirjavahetuse toimikus olevad dokumndid süstematiseeritakse järgmiselt:
- esmane (algatus) kiri;
- vastuskirjad ja muud asja lahendamise käigus tekkinud dokumendid, mis järjestatakse kronoloogiliselt, nii et need käsitleksid asja terviklikult;
- viimasena koostatud või saadud dokument.
Kui toimikus leitakse lõplikult vormistamata dokument (puudub allkiri, kuupäev, number vms), tagastatakse see võimaluse korral dokumendi koostajale puuduste kõrvaldamiseks.
Pikaajalisele ja alatisele säilitamisele kuuluvad paberkandjal arhivaalid valmistab kooskõlas arhiivieeskirja punktidega 59 ja 60 säilitamiseks ette selleks määratud töötaja. Juurdepääsu neile tagab juhataja poolt määratud töötaja. Alatisele säilitamisele kuuluvate arhivaalide üleandmine toimub vastavalt arhiivieeskirja punktidele 108 ja 111. Arhivaalide säilitamise ja kaitse tagamiseks kehtestatakse “Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord” ning arhiivi ohuplaan.
Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödunud võib eraldada hävitamiseks. Arhivaalide hävitamiseks eraldamiseks koostab juhataja poolt määratud töötaja vastavalt arhiivieeskirja punktidele 97 ja 98 hävitamisakti kava, mis saadetakse arvamuse saamiseks Valga Maa-arhiivi.
13. Töötaja töölt vabastamise või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord
Lahkuv töötaja annab asjaajamise üle teda asendama määratud töötajale hiljemalt teenistusest vabastamise päevaks või juhataja määratud ajaks.
Juhul, kui lahkub koolijuhataja vormistatakse asjaajamise üleandmine asjaajamise üleandmise-vastu-võtmisaktiga (edaspidi akt) vastavalt haldusdokumentide vorminõuetele.
Puhkusele minev töötaja annab asjaajamise üle teda asendavale töötajale viimasel päeval enne puhkust. Akt vormistatakse juhul, kui:
- töötaja vahetu ülemus seda nõuab;
- dokumentide või ülesannete lahendamise tähtaeg langeb töötaja äraoleku ajale.
Aktis märgitakse:
- täitmisel olevate lepingute loetelu;
- pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;
- lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
- üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu.
Akt vormistatakse kahes eksemplaris, millest üks jääb asutusele ja üks üleandjale.
Akt koos lisadega esitatakse vähemalt kaks päeva enne allakirjutamist ametisse astuvale ja ametist lahkuvale töötajale.
Aktile kirjutavad alla üleandja, vastuvõtja ja juurs viibinud töötajad ning kinnitab juhataja.
Kui töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine ei ole võimalik, toimub asja-ajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva töötaja, koolijuhataja või tema poolt määratud töötaja või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse akti vastav märge.
Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõu, siis esitatakse enne allakirjutamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti teksti vastav märge.
